ARQUIVOLOGIA: o surgimento da disciplina, o conceito de arquivo e a diferenciação entre os órgãos de documentação

Arquivologia é uma disciplina do campo da Ciência da Informação que surge no contexto da Revolução Francesa, em finais do século XVIII, pois nessa época, o Mundo passava por várias transformações políticas, econômicas e sociais, e considerando tais aspectos, surge uma ciência preocupada com o tratamento dos documentos, os quais seriam fontes de registro de informações, evidências e provas, utilizados para o exercício da garantia dos direitos dos cidadãos e das organizações. Este é o propósito da Arquivologia, tratar documentos que sirvam como fonte de prova de um ato e converte-los em potencial de informação, para que empresas públicas ou privadas e pessoas físicas garantam seus direitos, tomem decisões, comuniquem-se, resolvam crises, etc.

O conceito de arquivo, que está definido na chamada “Lei de Arquivos”, a Lei 8159, de 8 de janeiro de 1991, considerado aqui de forma simplifica em relação ao art. 2º, como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas e privadas, assim como por pessoas físicas no exercício de suas atividades, independentemente do suporte da informação e da natureza dos documentos. Note que consideramos documentos produzidos e recebidos, no sentido de acumulação, pois um arquivo compõe-se não só de documentos que uma empresa ou pessoa produz para si, mas de documentos recebidos também de relações que mantemos com outras empresas ou pessoas no exercício de nossas atividades. Consideremos suporte o meio físico onde a informação está registrada e natureza dos documentos a questão do documento ser sigiloso ou não.

É importante considerar também o caráter peculiar dos arquivos como órgãos de documentação e sua diferenciação entre os demais órgãos nessa categoria, como bibliotecas, museus e centros de documentação e informação, no que se refere aos materiais acumulados e principalmente à finalidade.

Como vimos acima, os arquivos acumulam ordenadamente documentos, em sua maioria textuais, pois o papel ainda é maioria nesses ambientes, mas também encontramos outros suportes como fitas, discos, fotografias, etc, compondo os arquivos, no âmbito das atividades de uma instituição pública ou privada ou pessoa física, com finalidade funcional, a qual compete em atender às necessidades e às atividades da administração das instituições ou da vida das pessoas.

As bibliotecas colecionam materiais, em sua maioria impressos, podendo haver nestas também materiais fotográficos, discográficos, filmográficos, entre outros, com finalidade cultural. Os museus, possuem a mesma finalidade das bibliotecas, cultural, porém a diferença encontra-se no material colecionado, que é basicamente formado por peças e objetos de valor cultural a ser colocado à disposição do público em geral.

Verificamos nos centros de documentação e informação atividades relativas a arquivos e bibliotecas em conjunto, porém a diferença está na finalidade destes, que é a pesquisa especializada, ou seja, os assuntos focam na experiência humana em determinado campo científico, geralmente pertinente à atividade-fim de uma instituição ou pessoa, ou seja, seu propósito específico para o qual foi criada e suas atividades.

Baseado no exposto acima corrobora-se a finalidade dos arquivos como órgão de documentação e sua importância dentro das organizações como órgãos essenciais ao funcionamento das mesmas, exercendo papel de centro vital de informações, veículo de comunicação, serve à garantia de direitos e apóia à tomada de decisões.

Prof. Antonio Victor Botão
Disponível em: euvoupassar.com.br